مطلب پیش رو خلاصه‌ای از مقاله‌‌ی This is why you keep missing deadlines است که به قلم کریستی دی‌پائول – بنیان‌گذار و مدیر شرکت Nuanced، یک موسسه رهبری و لیدرشیپ برای مدیران – و با همکاری هاروارد بیزنس ریویو به تاریخ ژانویه 2022 منتشر شده است. آژانس تولید محتوای موسسه‌ی خانم دی‌پائول – نوآنسد – به صورت متمرکز بر «آینده‌ی آموزش» و «آینده‌ی مشاغل» کار می‌کند. محتوای زیر حاصل تحقیقات این موسسه بر موضوع مهم «از دست دادن ددلاین‌ها» در محیط کار است.
به این علت کارهای‌تان را به تاخیر می‌اندازید:
آخرین پروژه‌ای که به اتمام رساندید را به یاد بیاورید. آیا به اندازه‌ای که پیش‌بینی کرده بودید وقت گرفت؟
احتمالن نه.
درک ما از زمانِ موجود، توانایی‌هایمان و موانعی که ممکن است در راه به آن‌ها برخورد کنیم، اغلب دقیق نیست. این پدیده‌ای است به نام «توهم برنامه‌ریزی» که برای حرفه‌ای‌ها در تمام سطوح و انواع مشاغل رخ می‌دهد. پس چطور می‌توانیم خودمان را در مسیر نگه داشته و به اهدافمان برسیم؟
تصور کنید یک صبح از خواب بیدار می‌شوید و ناگهان استرس تمام وجودتان را می‌گیرد. آخرین مهلت تحویل گزارشی که مدت‌هاست با سرعت کمی روی آن کار می‌کنید، سه روز دیگر سر می‌رسد. عرق سردی رو بدن‌تان می‌نشیند، باید شروع به کاری کنید که احتمالن انتظارات را برآورده نخواهد کرد و برای انجام دقیقش قطعن به زمان بیشتری نیاز دارید. رئیس‌تان را تجسم می‌کنید که سر خود رو تکان می‌دهد، بازوهایش را به نشانه عدم تائید جمع کرده و می‌لرزد.
چطور اجازه دادید که این اتفاق رخ دهد؟
حالا فرض کنید موعد مقرر این پروژه یک ماه دیگر است. وقت خیلی بیشتری دارید! راحت‌تر شدید، حالا می‌تونید استراحت کنید.
صبر کنید! لازم است قبل از اینکه آلارم ساعت رو قطع کنید و اجازه بدید سطح کورتیزول‌تان کاهش پیدا کند، به ریشه این مشکل توجه کنید، وگرنه محکوم به تکرار دوباره و دوباره‌‌ی این چرخه معیوب خواهید شد.
توهم برنامه‌ریزی
کسی به عمد وارد پروژه‌ای نمی‌شود که می‌داند طبق برنامه پیش نخواهد رفت، ولی به هر حال این اتفاق مدام تکرار می‌شود. چرا بیشتر ما در این تله می‌افتیم؟ درک ما از زمان موجود، توانایی‌هایمان و موانع سر راه به شدت اشتباه است. به این پدیده “توهم برنامه‌ریزی” گفته می‌شود و برای همه‌ی افراد در هر حرفه و سطحی اتفاق می‌افتد.
“توهم برنامه‌ریزی” با “تفکر آرزومندانه” آغاز می‌شود. تاخیرهای جزئی یا حتا عمده در نظر گرفته نمی‌شوند. در ابتدا به تعویق انداختن کارها به نظر مشکل‌ساز نم‌آید، اما از آنجا که ما تمایل به دست‌کم گرفتن مدت زمان لازم برای انجام کار، ریسک‌های مرتبط و هزینه‌های پیش‌بینی نشده و ناخواسته را داریم کارها را به لحظه آخر – یا حتا بدتر – به بعد از مهلت تعیین شده موکول می‌کنیم.
مطالعات نشون می‌دهند که ما معمولن زمان و موانع لازم برای انجام کار را دست کم می‌گیریم، حتا وقتی تجربیات گذشته خلاف آن را ثابت کرده باشند. این موضوع می‌تواند توسط «سوگیری خوش‌بینانه»ی ما که به صورت طبیعی بر این تصور استوار است که “آینده می‌تواند بهتر از گذشته باشد”، توجیه شود.
هر دو مفهوم «توهم برنامه‌ریزی» و «سوگیری خوش‌بینانه» اولین بار توسط دو روان‌شناس به نام‌های “دانیل کانمن” و “آموس تورسکی” در سال 1979 معرفی شدند. این معرفی باعث شکل‌گیری حوزه مطالعاتی اقتصاد رفتاری شد. کانمن در سال ۲۰۰۲ جایزه نوبل اقتصاد را برای این تحقیقات دریافت کرد. (تورسکی پیش از این تاریخ درگذشته بود و این جایزه پس از مرگ به کسی تعلق نمی‌گیرد.)
برای درک بهتر توهم برنامه‌ریزی، اینکه چقدر فراگیر است و چطور می‌توان به آن غلبه کرد از چند پژوهشگر متخصص کمک گرفته‌ایم؛ افرادی مثل فیلیپوس پاکوکنستانتینو از کینگز کالج لندن و جاناتان پارکر از MIT که با مارکوس برونومریر از دانشگاه پرینستون مقاله‌ای در مورد اشتباهات برنامه‌ریزی، به تعویق انداختن کارها و تعهد منتشر کردند.
پارکر توضیح می‌دهد که: «همه ما در تلاش هشتیم تا کارهایی را انجام دهیم که به احتمال زیاد دستیابی به نتایج بهتر در آینده را تضمین می‌کنند. این کارها قرار است که هم به ما انگیزه بدهند و هم احساس بهتری به همراه داشته باشند.»
این‌ها در عمل چطور اتفاق می‌افتند؟
پاکوکنستانتینو این نمونه را پیشنهاد می‌کند: بیایید در نظر بگیریم که شما کاری را در دست دارید و سه روز برای اتمامش فرصت دارید. به جای یک تخمین صحیح بر مبنای تجربیات گذشته که نشانگر نیاز شما به 12 ساعت وقت است، «خیال‌پردازی» می‌کنید که این کار طی 8 ساعت تمام خواهد شد. بنابراین برنامه می‌ریزید که روز اول را از وقت خود لذت برده و برای دو روز آینده هر روز 4 ساعت به کار بپردازید.
سورپرایز!
روز آخر که از راه می‌رسد متوجه می‌شوید که بیشتر از آن‌چه که فکر می‌کردید به وقت نیاز دارید. پاکوکنستانتینو اضافه می‌کند که «توهم برنامه‌ریزی باعث می‌شود در آخر مجبور شوید کارها را به صورت فشرده و در زمانی خیلی بیشتر از آن‌چه برآورد کرده بودید انجام دهید. در نهایت مجبور می‌شوید نزدیک به مهلت پایانی بیشتر کار کنید و حتا این امکان وجود دارد که ددلاین خود را از دست بدهید فقط به این دلیل که باورهایی با کمال مطلوب و بدون در نظر گرفتن واقعیت در مورد کارکرد خودتان داشتید و فاکتورهای خارج از کنترل‌تان را در نظر نگرفتید.»
آیا ما می‌تونیم به «توهم برنامه‌ریزی» غلبه کنیم؟
براساس آن‌چه پارکر می‌گوید حتا کسانی که در مورد توهم برنامه‌ریزی مطالعه کرده‌اند ممکن است دچار این مشکل بشوند. این یک پدیده‌ی غیرقابل اجتناب است. پس ما چه کاری می‌توانیم انجام دهیم تا معطوف به هدف مانده و کارها را به موقع به اتمام برسانیم؟
محققان چند پیشنهاد دارند:
1. از بیرون به مسئله نگاه کنید:
دنیل کانمن این پیشنهاد را «درمان»ی برای توهم برنامه‌ریزید می‌نامد. نگاه از درون آن کاری است که به طور معمول مردم برای تصمصم‌گیری انجام می‌دهند: به صورت ذهنی و براساس تجربیات شخصی، ترجیحات‌شان و سوگیری‌هایی که دارند. در تضاد با این نگاه، از بیرون به مسئله نگاه کردن مبتنی است بر عینیت، داده‌ها و آمارها.
دفعه بعد که مچ خودتان را در حال به تعویق انداختن کارها گرفتید از خود بپرسید که کارهای مشابه در گذشته چقدر زمان و تلاش نیاز داشتند؟
اگر این وظیفه کاملن برای شما جدید است درباره‌اش تحقیق کنید. آیا این‌کار قبلن در شرکت دیگری انجام شده است؟ چک کنید ببینید که اطلاعاتی در موردش موجود هست که برای عموم در دسترس باشد؛ اطلاعاتی قابل اندازه‌گیری در مورد زمان و هزینه‌هایی که در این پروژه مورد نیاز هستند. اینترنت دوست شماست.
حتا می‌توانید از یکی از همکاران‌تان درخواست کنید که در تخمین زدن زمان لازم برای کار و حذف سوگیری‌های شما نسبت به خودتان به شما یاری رساند. پارکر می‌گوید «هر پروژه‌ای را که آغاز می‌کنیم فکر می‌کنیم که این نمی‌تواند آن‌قدرها که به نظر می‌رسد سخت باشد. در واقع به نظر خیلی هم ساده می‌آید.»
بهتر است که وقت ناهار با همکارتان مشورت کنید تا او نیز بررسی کرده و اگر مشکلی در کار دیده می‌شود به اطلاع‌تان برساند و شما را از خوش‌خیالی و زیادی خوشبین بودن در مورد پروژه و زمان مورد نیاز و توانمندی‌های‌تان بیرون بیاورد.
2- تعهد زودهنگام و عمومی:
هرچی بیشتر کارها رو عقب بندازید مشکلات‌تان بیشتر می‌شود. اینجا همانجاست که تعهد دادن به خود برای انجام کارها در موعد مقرر ارزشمند می‌شود. پارکر معتقد است که ایده اصلی می‌تواند ایجاد فشار از بیرون باشد تا کارها را به دقایق آخر موکول نکنید. می‌توانید هر منبع و اطلاعاتی را که نیاز دارید جمع‌آوری کرده و از دوست‌تان بخواهید اینترنت را قطع کند و تا تمام شدن کار آن را وصل نکند. جلوگیری از وسوسه وب‌گردی شما را از حواس‌پرتی و عقب انداختن کارها محافظت می‌کند (باور کنید که در آینده قدردان این کار خواهید بود).
می‌توانید روی برنامه‌ریزی کردن ذهن‌تان کار کنید. تحقیقات نشان داده‌اند که با تنظیم برنامه‌های «اگر – آنگاه» که به «اهداف اجرایی» هم مشهور هستند می‌توان با توهم برنامه‌ریزی مقابله کرد و شانس عقب انداختن کارها را کم کرد.
ساختار این برنامه‌ها ساده است:
اگر {موقعیت خاصی پیش بیاد}، آنگاه من {این/آن کار را} انجام خواهم داد.
برای مثال اگر دیدم که اطراف ظهر بی‌هدف وب‌گردی می‌کنم آنتراکتی نیم ساعته برای ناهار به خود می‌دهم تا انرژی گرفته و دوباره متمرکز شوم. هرچقدر دقیق‌تر در مورد کِی، کجا و چی برنامه بریزید، اراده‌‌ی بیشتری برای پیشرفت سریع خواهید داشت.
3- زمان اضافه در برنامه‌ریزی خود لحاظ کنید:
یادتان باشد که همیشه مواردی وجود دارند که خارج از کنترل شما هستند و مهم‌تر اینکه شما ممکن است بیش از حد در مورد توانایی‌های خودتان مطمئن باشید. برای اطمینان از یک مهلت پایان واقع‌گرایانه و جلوگیری از تخمین‌های اشتباه، برآورد اولیه زمان مورد نیاز را حداقل ۲۵٪ افزایش دهید. اگر فکر می‌کنید کاری چهار هفته زمان می‌برد یک هفته‌ی اضافه به آن اختصاص دهید تا زمان لازم برای تاخیرهای احتمالی رو پوشش داده باشید. نقاط عطف متناوبی انتخاب کنید و آن‌ها را به عنوان ددلاین‌های کوچک‌تر در نظر بگیرید تا شما را در مسیر نگه‌دارند.
ابزارهای تکنولوژیک هم می‌توانند به شما کمک کنند. روی گوشی موبایل‌تان آلارم بگذارید یا از اپلیکیشن‌های یادآوری‌کننده استفاده کنید. حتی می‌توانید یک پارتنر مجازی برای خود استخدام کنید. از تقویم استفاده کنید؛ روزهایی را در تقویم علامت‌گذاری کنید تا به کار مورد نظر بپردازید. چک کردن‌های هفتگی با هم‌گروهی‌ها را فراموش نکنید تا همواره مسئولیت انجام کار برای‌تان یادآوری شود.
ناگهان هر بازه زمانی آزاد وقت مناسبی برای تمام کردن پروژه به نظر می‌رسد! اگر گاهی مطابق با برنامه پیش نرفتید روزهای علامت خورده روی تقویم به کمک شما می‌ایند و برنامه پیش خواهد رفت.
4- فرض بدترین حالت:
گاهی لازم است کمی بدبین باشیم، بدترین سناریوها را تصور کنیم و از قبل برای آن‌ها آماده باشیم. برای کار مهم بعدی‌تان، تصور کنید که ممکن است شکست بخورید. بله دقیقن! فکر کنید که کارتان با شکست مواجه شده است؛ به این رویکرد «سوگواری پیش از مرگ» گفته می‌شود، و شبیه به نسخه‌ی مشابهش در مدیریت پروژه، یعنی رویکرد «پس از مرگ»، به بازنگری اوضاع می‌پردازد؛ فقط این بار روی اتفاقاتی که ممکن است پیش بیاید تمرکز دارد، نه چیزهایی که پیشتر رخ داد‌اند.
این استراتژی شامل تصور شکست خودتان یا شناسایی مواردی است که ممکن است اشتباه پیش بروند، البته قبل از اینکه واقعن رخ بدهند. با این کار، می‌توانید به‌خوبی مسائل احتمالی (هرچند بعید) را پیش‌بینی کنید و برای جلوگیری از آن‌ها برنامه پشتیبان مناسب آماده کنید.
بیاید برگردیم به مثال گزارشی که انجام آن را به تعویق می‌اندازید. به‌جای اینکه تا هفته آخر منتظر بمانید و بعد شروع کنید، وقتی که کار به شما واگذار شد، یک «سوگواری پیش از مرگ» سه ماه جلوتر از موعد انجام بدهید. راه‌هایی را که ممکن است کار از طریق آن‌ها به تعویق بیفتد شناسایی کنید: ممکن است درگیر پروژه‌های دیگری شوید؛ ممکن است فراموش کنید که زمانی برایش در تقویم‌تان خالی کنید؛ یا شاید مسائل روزمره (مثلن آپدیت کردن مداوم ای‌میل) تمرکز شما را برذ هم بزند. حالا که می‌دانید چه مشکلاتی می‌تواند پیش بیاید، می‌توانید فعالانه تلاش کنید تا از آن‌ها جلوگیری کنید.
پارکر معتقد است: «سوگواری پیش از مرگ مفید است چرا که پیشاپیش شما را از مراحل مختلف کار عبور می‌دهد و تمایل طبیعی‌تان برای خوش‌بینی را با توجه به اینکه ممکن است چیزی از مسیر منحرف شود، کنترل می‌کند.»
«این روش بهتر از این است که به دلیل اشتباهات شخصی یا عدم رعایت ضرب‌الاجل به اعتبار خود آسیب زده یا شغل‌تان را در معرض خطر قرار دهید. در واقع، شما دارید واقع‌بینانه‌تر نگاه می‌کنید و این برای تکمیل به‌موقع کار بسیار مفید است».
اگرچه نمی‌‌توان توهم برنامه‌ریزی را کاملن از زندگی حذف کرد، اما می‌توان وجود آن را به‌طور استراتژیک مدیریت کرد. اجازه ندهید توهم برنامه‌ریزی اعتبار شما را از بین ببرد. به رویاپردازی‌های بزرگ خود ادامه دهید و برنامه‌ها را با مقدار قابل‌توجهی از واقع‌بینی مبتنی بر شواهد تقویت کنید. وجدان‌تان و البته افرادی که به کار خوب شما وابسته هستند، همگی قدردان این آینده‌نگری خواهند بود.
